Cómo saber si un documento está firmado digitalmente

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Actualmente el acceso digital o mediante plataforma de variados documentos ha permitido la rapidez y acceso como nunca antes. Sin embargo, es necesario conocer algunos detalles para permitir la autenticidad de los mismos.

Un factor que determina la legitimidad de un documento es el sello y la firma de la institución y el principal encargado. Actualmente existen variados métodos para determinar la autenticidad mediante códigos de barras, códigos numéricos y códigos QR.

Es importante que al obtener un documento tu mismo puedas verificarlo sin ningún tipo de problema. Para ello definiremos varios tipos de métodos y firmas existentes mediante la modalidad electrónica.

Firma con certificado digital

Es una cualidad visual que tiene información de la firma de la autoridad, así como la página web y código QR donde podremos verificar los detalles de autenticidad de la misma. Lo más importante, son los datos que contiene el archivo.

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El sistema reconoce al instante que el documento ha sido firmado electrónicamente con un certificado válido. Por lo general se usa Adobe para el mismo.

Es fácilmente reconocible porque nos señala en la parte superior, un mensaje informativo que nos indica la institución que lo remite. Junto con el acceso al Panel de firma. Si hacemos clic en el membrete, podemos verificar  todos los detalles del certificado que se ha utilizado para la firma.

Este tipo de documento y firma son usados en permisos oficiales y documentación personal. Su verificación se puede hacer por el solicitante como por la institución u organismo que lo exige.

Documento con firma biométrica

Se usa un tipo de sistema que hace el registro de la rúbrica y la inserta en el documento. Si se realiza en alguno de estos dispositivos, se recogerán datos biométricos como la velocidad, inclinación, presión.

Otros sistemas de firma digital

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Además de la firma con certificado digital, OTP-SMS y firma biométrica, existen otras formas, como por ejemplo:

Huellas dactilares

La huella dactilar, muy usada en países de Latinoamérica, pueden resulta muy útil dependiendo del caso a aplicar.

Este tipo de firma y verificación es común en documentos oficiales como DNI, Pasaportes y permisos de conducir.

Checks avanzados

Una de las maneras más ventajosas a la hora de firmar un contrato  o documento y corroborarlo pueden ser los checks avanzados.

Son muy prácticos  para capturar de forma explícita aceptaciones voluntarias del firmante, subrayando cláusulas o condiciones críticas o de especial importancia, por ejemplo: cláusulas recomendadas por GDPR, MIFID II.

¿Qué requisitos debe cumplir una firma electrónica?

Al conocer los diferentes tipos de documentos electrónicos o sus formatos más comunes, es necesario saber cómo distinguirlos con la veracidad precisa.

La firma electrónica se caracteriza por ser un recurso cada vez más extendido. Su eficacia y rapidez son muy valoradas por los usuarios.

Para conocer bien, qué se necesita para poder saber si una firma electrónica es totalmente auténtica, deberemos tener claro el concepto de firma electrónica.

Definir firma electrónica y todo lo relacionado con esta es frecuente a todos los países miembros de la Unión Europea gracias al Reglamento 910/2014/CE sobre identificación electrónica y transacciones de confianza, conocido como Reglamento eIDAS.

Según el Reglamento eIDAS, la firma electrónica se define como: “los datos en formato electrónico anexos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”.

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En este aspecto se distinguen 3 tipos de Firma:

Firma electrónica simple: es una descripción se corresponde con la que acabamos de describir.

Firma electrónica avanzada: Está exclusivamente relacionado a la persona que firma. Permite la identificación innegable del firmante.

Para su realización se han usado datos que la persona firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.

Firma electrónica cualificada: Se origina gracias a un dispositivo de creación de firmas electrónicas, está basada en un certificado cualificado de firma electrónica.

Cómo saber la autenticidad de un documento digital

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Se deben tomar en cuenta variados aspectos entre los cuales podemos señalar los más importantes.

• Ubicación geográfica: La ubicación de la firma, es una opción existente en variadas plataformas para determinar la validez y ubicar el organismo que la emite.
• Sello de tiempo: Permite que se verifique que un documento ha sido firmado electrónicamente en una fecha y a una hora determinada, que estén fijadas por las fuentes oficiales del Estado español.
• Código de un sólo uso u OTP: Es aquel que se envía a la persona que va a realizar la firma. Para ello se envía un mensaje de texto al dispositivo móvil o un correo electrónico, para que sea colocado en el momento de firmar.
• De tipo imagen: Son aquellas usadas, al tomar con la cámara del dispositivo el rostro de la persona responsable de la firma.
• Locución y vídeo: Este mecanismo se usa para reconocer a la persona que debe firmar un documento es a través de su voz y/o de una grabación en vídeo. Muy usado en personas con dificultades visuales.
• Check avanzado: Como lo habíamos mencionado, permiten que el usuario demostrar su conformidad de forma obligatoria con diversas cláusulas que podemos definir en el documento.

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Conclusiones y recomendaciones

Es importante que conozcas el tipo de sistema o proceso para lograr una verificación ideal. En el mismo orden de ideas, ten presente la institución y códigos existentes en el documento para lograr definir su autenticación con variados métodos.

Existen instituciones que tienen sus propias apps y páginas oficiales donde puedes comprobar la veracidad y vigencia de un documento electrónico sin necesidad de ir a sus oficinas.

También considera:

• La integridad del documento al imprimirlo y su firma que no presente alteraciones.
• La temporalidad y vigencia del documento.
• La identidad del firmante para comprobar la veracidad de su firma.

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